Aan de slag met vernieuwing en innovatie

This article was recently published in a Dutch Magazine for Young Professionals. It gives an insight in a innovation pilot program we ran at a big insurance company. We’re now focussing on bringing the initiative to the next level using the informal organization as much as possible. “I just go with the flow” (Fredrik Härén).

 

Wat doe je als medewerkers reorganisatie moe zijn?
Hoe motiveer je deze medewerkers als ze onzeker zijn over hun eigen toekomst?
Hoe stimuleer je hen om spontaan met verbeterinitiatieven te komen en nieuwe dingen uit te proberen?

Voor deze vragen zag het verzekerbedrijf van ING zich begin dit jaar gesteld. Voorbereidingen op een beursgang, uitdagende marktomstandigheden, een constante druk op kostenbeheersing. Allemaal aspecten die niet direct uitnodigen om uitgebreid te starten met vernieuwingsinitiatieven waarvan op voorhand niet vaststaat wat deze op zullen leveren. De actuele marktsituatie vraagt echter wel om een financiële dienstverlener die actief meebeweegt met veranderende omstandigheden en daarop juist het verschil maakt.

Hendrik Jan Bot (leiderschapsontwikkeling bij ING Verzekeren) en Rutger Slump (programmamanager de Baak) gingen met deze vraag aan de slag en ontwikkelden een programma dat medewerkers leert zelf het initiatief te nemen en deze medewerkers tegelijkertijd motiveert om aan de slag te gaan met hun eigen verbeterinitiatieven.

Een bijzonder samenwerkingsverband waarbij inmiddels, we zijn op driekwart van de pilot uitvoering, duidelijk is dat dit programma meer is dan alleen een training: het kan als vliegwiel functioneren om het verandervermogen van een hele organisatie te vergroten.

 

Wat maakt deze pilot zo bijzonder?

Allereerst de opdracht: een programma ontwikkelen over vernieuwing en co-creatie dat diezelfde vernieuwing en co-creatie tegelijkertijd in praktijk brengt. Het zal niet vaak voorkomen dat een opdracht wordt gegeven om een programma te ontwikkelen en in een pilot aan te tonen dat dit programma ook toegevoegde waarde biedt. Het is vaak veel veiliger om bestaande programma’s uit te laten voeren waarbij uit eerdere ervaringen blijkt wat ze opleveren.

Daarnaast de insteek: leren door doen. Belangrijkste voorwaarde om aan het programma deel te kunnen nemen is dat deelnemers daadwerkelijk een vernieuwings- of verbeterinitiatief hebben waarmee ze aan de slag gaan. Het programma levert daarmee ook tastbare resultaten en is meer dan training: het is werkend leren.

Tenslotte de inhoud: een combinatie van de eigen leervraag, een korte assessment op de eigen verander cultuur, het gebruik van theater improvisatie oefeningen om op anderen te focussen en een beproefde systematische benadering: design thinking. Juist die combinatie maakt dat het programma persoonlijk wordt, direct bijdraagt aan het eigen presteren en deelnemers enthousiasmeert om aan de slag te gaan.

Hoe beleven deelnemers het programma?

Als energie bron. Het maakt ze enthousiast om daadwerkelijk dingen uit te proberen. Om samen met gebruikers te vernieuwen en door te ontwikkelen. Om hetzelfde vraagstuk opnieuw te ontdekken door de ogen van de gebruiker. Het stimuleert ze creatief te zijn en dingen anders te doen.

Is het programma daarmee per definitie succesvol? Niet op voorhand. Natuurlijk lopen deelnemers aan tegen de beperkingen in hun eigen werkomgeving. Weinig tijd, druk om andere dingen te doen, bedrijfswaarden die innovatie tegen houden en managers die verandering niet echt ondersteunen. Toch leren de deelnemers om dat wat niet meezit juist te zien als randvoorwaarde bij het zelf dingen proberen. En dat is niet een beperking maar een mogelijkheid om te kijken hoever je kunt gaan. Zo wordt iedere stap is een stap dichter bij wat ook nog kan. En dat motiveert.

Hoe ziet het vliegwiel er richting de toekomst uit?

Gezien het succes van de pilot, zijn we in co creatie met de enthousiaste deelnemers en early adopters van HR om een platform te ontwikkelen voor vernieuwing in de organisatie. Het doel is om vernieuwers met elkaar in verbinding brengen, en de ondersteuning bieden die ze nodig hebben om van inzicht naar impact te komen. Het buiten-gewone creëren. Dat kan zomaar nog heel leuk gaan worden!

2013-09-23 16.01.17 2013-09-25 15.09.17

Holding the space for Innovation

There is a metaphor for the concept “holding the space”. When a Jewish woman (or modern couple) goes into labor, there is an old lady sitting in the corner of the room, doing her knitting work. During all the pain, stress and big emotions of the process she just… keeps on knitting. She shows the couple without saying a word that she has seen it all before: There is no need for panic, it’s all part of the process, and everything will be fine. If she start screaming, you can start worrying… So, what can we learn from this elderly lady for our Innovation challenge?

Teams in distress
Innovation is most effective when working in teams, and they have (almost) similar phases. Forming, storming, norming, performing, and reforming according to Tuckman. Or getting together, fighting for understanding, loving, working and breaking up according to Slump:). Especially during the fighting phase in which teams struggle for team rules, ownership and values there is someone needed who keeps calm, shows without saying that it’s a necessary part of the process and only makes process interventions in order for the team to get to the next level. This e.g. team coach holds the space  for this team process. The idea that (s)he can intervene when things go out of hand is more important than actions.

keep-calm-carry-on

Holding the innovation game
In innovation the tension is even higher, as the outcome of the process is unknown. Innovators need a space where they can overcome their internal blockades, like “I’m not sure if this is going to work” of “I’m thinking of cows now, and I don’t know why…”, and start experimenting. with crazy new stuff.  So how do you create this space as a facilitator?

1. Find a process model as a map. This is especially important for the rational / control freaks in the group. They can’t handle the stress of not knowing where we’re going, and they are right: why reinvent the wheel? So be smart, pick or create a good one.
In Daring Innovation (DI) we make use of Design Thinking.

2. Introduce social rules that define how we interact. For instance: we always react in a “yes, and…” manner, and we stop when we hear the buzzer. Depending in the length of the process you give space for the team to make their own rules.
DI: Applied Improvisation. 

3. Create a physical space that supports the objective of of the meeting. This means on the one hand that we need the right practical tools. On the other hand should the room feel congruent with the phase of the innovation process. Are we at “Hard Rock” or “Singing Whales”.
DI: different locations from class room to Fablab. 

Whatever you do: for the participants it should all feel logical and in control – you’re holding the space. If you want to learn more please get into contact or follow the open enrollment program Daring Innovation @debaak

10 hints uit een Masterclass Prototyping

Elke maand organiseert de Baak – Let’s Play Innovation een Masterclass voor professionals om op een playful wijze organisaties te helpen in hun innovatieproces. Deze maand stond Prototyping centraal en werd gefaciliteerd door Wiro Kuipers en Rutger Slump in ‘De garage’ op Landgoed de Horst in Driebergen. 22 deelnemers gingen los met legosteentjes, viltstiften en hun eigen improvisatiekracht. Prototyping is het gesprek dat je hebt met je ideeën (Wujec). Een typisch geval aldus van “je had erbij moeten zijn”, maar hierbij toch gewoon tien hints.

1)     Word niet verliefd op je ideeën, waardoor je niet meer openstaat voor iets beters.

2)     Zorg voor een gelijk speelveld met de andere actoren in het proces. Dit kan door bijvoorbeeld het werken met LEGO waardoor de focus niet op de persoon maar op het bouwen komt te liggen.

3)     Volg je intuitie op momenten dat je nog geen duidelijkheid hebt door gewoon te beginnen. Beginnen is vaak de lastigste stap omdat je ratio controle wil houden. Mensen vinden instappen vaak zo spannend dat ze uitvluchten zoeken in hun mobiel, vragen over het proces, commentaar op de begeleiding etc.. De ervaring leert echter dat je vaak na afloop goed kan verklaren wat je gebouwd hebt, maar daarvoor moet je wel beginnen.

4)     Werk met duidelijke kaders zoals uitdaging en tijdsbepaling. In te veel ruimte raken mensen verloren. Wellicht herkenbaar als je ooit moest afstuderen…

5)     Gebruik Applied Improvisation (Ja, en… denken) als mindset om vanuit mogelijkheden in plaats van beperkingen te werken.

6)     Maak concreet wat je in je hoofd hebt of in tekst staat geschreven. Hierdoor ontstaat beleving bij vaak abstracte woorden, en de mogelijkheid voor anderen om hierop praktisch te reageren. Bouw Weconomy of Duurzaamheid maar eens met LEGO.

7)     Bouw samen. Vernieuwing ontstaat tussen mensen – jezelf proberen te verrassen is bijzonder lastig.

8)     Vaardigheden zoals bouwen, hoofd leeghouden, en creativiteit zijn te trainen net zoals boekhouden.

9)     De fysieke ruimte en begeleiding van de facilitator hebben grote impact op het proces. Een garage geeft bijvoorbeeld een informeel gevoel, waarin mensen zich meer vrij voelen om dingen uit te proberen.

10)  Prototyping is hard werken. Zorg dus voor een goede afwisseling tussen inspanning en ontspanning. Iedereen was uitgeput aan het einde van de middag.

Prototyping is onderdeel van een proces zoals Design Thinking, en staat uiteraard niet op zichzelf. Wil je er meer over weten of aan de slag in jouw organisatie – neem dan contact op met r.slump@debaak.nl, of meldt je aan voor het nieuwe innovatietraject Daring Innovation (bijna online, dus druk die F5 / Refresh vaak in!).

“If you freeze an idea too quickly, you fall in love with it. If you refine it too quickly, you become attached to it and it becomes very hard to keep exploring, to keep looking for better ideas.”

Post from China

The reason that I could actually not write this post from China is because the wordpress blogosphere is not accessible from within China.

I want to raise a point about imitation and innovation. I have seen so much of the first in China that I actually started wondering abut the innovative aspect of imitation.

What does it actually take to make a good imitation? When you start out you might have no idea how the actual thing that you want to imitate is made. On the other hand alot of imitations are originals without the right labeling and a different price level. But I am talking about the real fakes here. The pictures below give you some hint about what type of imitation we are talking about: Adivon and Adidas, both sportshoe brands, not necessarily unrelated shoe designs (-;

But is imitation of an existing design actually simple? And is imitation inherently contrary to innovation? I don’t know. My visit to China has not given me the evidence that imitation is a simple and dumb process. The toaster project from the English artist Thomas Thwaites has made me doubt even more whether it is actually easy to imitate things of which the design is publicly available and generally regarded as a simple technology. Watch and enjoy the toaster project, he explains thouroughly his complex imitation process of an industrial toaster.

The interesting thing is that the Chinese do alot better job at more complex items than simple standard toasters, look at this beautiful selection of highly complex car designs.
Please disregard the annoying music and enjoy the similarities.

Trailer Beat The World – Let’s Play Innovation

Festival Beat the World – Let’s Play Innovation
Save the date: 11th of January 2013
Location: Driebergen, The Netherlands

During this festival (with partners like MIT Gamelab) we’re going to work with Playful methods and mindsets like Improvisation, Gamification, Rapid Prototyping, etc. etc. The goal is to find new ways to innovate to build a more sustainable society.

You must learn to recognize a diamond in the rough

Last week I had a great meetup with the intreging Suzanne Merritt. Before she started her own business Suzanne was Senior Creatologist (great title) and Founder of the Creativity Laboratory at Polaroid Corporation, which was also located in Boston. She designed innovation programs which generated ideas valued at 60 million dollars. And now… she is in the search of Beauty and learns executives how to draw and take pictures. What is going on with her?

Bono’s hats and Art
“As founder of the Lab, I was certified in nine excellent innovation methodologies ranging from de Bono’s Six Thinking Hats to Creative Problem Solving. But something was lacking from these methodologies… Through the arts, we had discovered how to tap into an authentic source of creative energy in individuals and teams by connecting them to their work in more meaningful ways. The quality of ideas generated by the participants improved, and their behavior shifted.”
(Journal of Business Strategy Fall 2010 Vol.31 No.4, What Does Beauty Have to Do with Business?)

There are millions of ways to get to a new idea, and every human being has the capability to be creative. So what separates the ‘post-its professionals’ from the ones which bring something special? The main challenge is to recognize and appreciate new insights when they present themselves to you, or it will remain just post-its. For example: Some people see just a tree, while others recognize the solution for their business challenge. Another example is the question that many managers have “How can I choose between really new proposals of a business nobody knows yet? How do I know which one to pick that will become succesfull?”. Some call this ability a gift which makes it too special and mystical. It is something you can practice by doing daily exercises, going to places that give you new impulses, and keeping a creativity log, etc.. Suzanne uses the process that is useful as an outline.

–       Collect: see what is there

–       Connect: interpret

–       Create: determines appropriate action

As an experiment I went with her (and a meetup group) to the Charles River in Boston to take pictures of the sunset. The goal was to investigate the difference between taking a snapshot and letting a picture come to you. We used the same process of really being in the moment and seeing what was there (collect), noticing what is appealing to you (connect) and taking the best picture of that moment / story (create). What I noticed, as the ultimate amateur, is that I had to find the game in this exercise, in stead of just following the instructions. At that moment I forgot for a moment about time (flow) and was aware of what had to be photographed. I enjoyed the results, and was also aware that I had to practice much more… Suzanne helped us to see the beauty that is all around us, and to go a step further then just another picture of sunset.

Patterns of Beauty
Luckely we don’t have to invent the wheel for ourselves about beauty. At the Polaroid Creative Lab Suzanne investigated how you can find the elements which have this A factor. She identified eight patterns of beauty: vitality, luminosity, unity in variety, complexity, utility, simplicity, synchronicity, and sublimity. I won’t explain them in this blog, so have a look at this short video and read her beautiful iBook.

In General
I think it’s applicable for any creative process, but that one of the difficulties is to give yourself enough time to really collect and connect. Even with my background in Improvisation, which is most of the time played at high speed, you have to ground before you can add something that is worthwhile. This is not so easy, so be average and give yourself time to enjoy!

Social (innovation) safari 2012

The last couple of months I’ve been working on the social safari. And it will finally start and I’m really exited, because besides organising I will join as a participant myself. It is a one-week program (1-6 July 2012) in which international participants from diverse backgrounds work together on complex social issues. A concept of Kennisland and this year de Baak joins forces to make it even better.

The safari emerged out of the thought that solutions to complex issues are best solved by teams as diverse as possible. For one week we create the perfect social innovation think tank to help solving complex social issues of corporations in Amsterdam. Imagine having the thinking power of designers, consultants, social workers, entrepreneurs: all together

By this trailer you can get a good impression of the safari. Later on I’ll post some of my experiences. On Friday the 6th of july there will be a big party where we’ll present the results of this stunning week. This is open for everyone to join. Check out the facebook group.